Op het vlak van tekstverwerking en spreadsheets is Microsoft heer en meester. Het softwareconcern verdient ongeveer 15 miljard dollar aan de verkoop van zijn Office-pakket aan bedrijven - een kwart van de totale omzet in 2008.

Google wil een deel van die markt op Microsoft veroveren. Sinds twee jaar biedt het internetconcern Google Apps aan, een pakket online kantoorbenodigdheden. Net als Microsofts Office, heeft Apps een tekstverwerker, spreadsheets en een e-mailprogramma. Er is een gratis variant met advertenties en een betaaldienst, die 40 euro per jaar per gebruiker kost.

Jaar van Apps
Als het aan Erik de Muinck Keizer ligt, moet 2009 het jaar worden dat Apps definitief voet aan de grond krijgt in het bedrijfsleven. De Muinck Keizer is verantwoordelijk voor Google Apps in de Benelux. Twee jaar geleden kreeg hij de opdracht om deze zakelijke Google-dienst hier in de markt te zetten.

"Dit moet het jaar van Apps worden", zegt hij. "De software die Google maakt, is steeds meer geaccepteerd. Bovendien wordt het pakket steeds groter. Naast Docs en Gmail, bieden we nu ook een spamfilter en videocommunicatie aan, en een variant op Powerpoint."

Grote Jongens
Volgens De Muinck Keizer hebben wereldwijd inmiddels ruim een miljoen bedrijven voor Google op hun kantoor gekozen. In eerste instantie zijn het echter vooral kleinere ondernemingen, die, geënthousiasmeerd door de relatief lage kosten, van systeem durven en kunnen overstappen.

De vraag is wanneer de grote jongens, de multinationals die stap wagen. "Iedereen is enthousiast over de innovaties van Google. Maar tegelijkertijd wacht men af totdat een ander als eerste de keuze voor Google aandurft", vertelt Andrew Gough, bij Capgemini wereldwijd verantwoordelijk voor de levering van Google Apps. Automatiseerder Capgemini wil, als partner van Google, Apps onder de aandacht van bedrijven brengen. Gough: "Het kost tijd, maar ik denk dat bedrijven nu klaar zijn voor het idee van Google op kantoor."

'De AEX-sfeer'
In Nederland is Google in gesprek met zes grote bedrijven, meldt De Muinck Keizer. Welke het zijn, wil hij niet zeggen. "Maar we testen Apps nu bij een aantal grote multinationals, met minimaal tienduizend werknemers. En ja, dat zijn bedrijven in de AEX-sfeer."

Enthousiast verhaal
Google heeft een enthousiast verhaal hoe het bedrijf het kantoor wil veroveren. Allereerst de acceptatie: internetters hebben Google thuis omarmd, dus waarom niet ook op kantoor? Daarnaast is Apps een stuk goedkoper dan de klassieke aanbieders.

De software van Google is niet alleen goedkoper, hij draait ook online, waardoor grote servers in het kantoor niet meer nodig zijn. De Muinck Keizer: "Je hebt geen grote IT-onderhoudsploeg meer nodig." Bovendien ziet Google zich gesteund door de huidige economische crisis: Apps is een snelle manier om op IT-kosten te besparen.

Scepsis
Hoewel Google met zijn positieve verhaal een paar grotere klanten heeft weten te strikken, zoals Genentech in de VS en Valeo in Frankrijk, valt Apps nog in het niet vergeleken met Office.

De grote vraag is of bedrijven hun IT-oplossingen aan Google toevertrouwen. Google heeft een grote naam onder particulieren, maar nauwelijks ervaring met bedrijfsoplossingen. De scepsis bij bedrijven wordt bovendien extra gevoed door recent negatief nieuws over Google. Zo was Gmail de afgelopen maanden een aantal keer onbereikbaar. De Muinck Keizer daarover: "Wij balen er natuurlijk van als Gmail offline is. Maar mensen vergeten dat andere e-maildiensten er ook regelmatig uit liggen."

Ook deelde Google per ongeluk een groot aantal tekstbestanden, die niet gedeeld hadden moeten worden. Critici vragen zich af of gegevens bij Google, dat alle documenten online opslaat, wel veilig zijn.

In de wolken
In deze laatst genoemde discussie, hoe veilig online diensten zijn, vangt Google de meeste klappen op. Tegelijkertijd is de hele IT-wereld het erover eens dat documenten en diensten gaan verhuizen: van de pc, naar het internet. Cloud computing is de veel gebezigde term voor deze verschuiving.

Google loopt hierin voorop, maar is niet alleen. Ook onder meer Microsoft werkt hard aan eigen cloud-diensten, onder de noemer Azure. "Natuurlijk zijn er andere spelers op die markt. Google, maar ook bijvoorbeeld Amazon", zegt Hans Bos, in Nederland de technische baas van Microsoft. "Maar we kijken niet de hele tijd opzij naar de concurrentie. Op eigen kracht komt Microsoft met veel innovaties."

De softwarereus heeft hierbij het grote voordeel wél een vertrouwde naam te zijn in het bedrijfsleven. De vraag is of Google de kans krijgt zich te bewijzen.

Bovendien zal het nog jaren duren voordat cloud computing echt geaccepteerd is op kantoor. Volgens analisten van Gartner gaat er vanaf nu zeven jaar overheen, voordat het gros van de bedrijven durft over te stappen. Voor Google zal het een hele opgaaf zijn om de huidige cloud-voorsprong zo lang vol te houden.

Het hybride model
Het is dus zeer de vraag of Google een stukje van de kantorenmarkt zou kunnen afpakken van Microsoft. Te meer omdat bedrijven die Google nu al interessant vinden, niet kiezen voor een volledige overstap.

Een voorbeeld is het Nederlandse bedrijf Hippo, dat content management software - publicatieprogramma's - maakt voor onder meer uitgever VNU. "Apps werkt voor ons ontzettend goed, ook omdat we veel online samenwerken met collega's in Amerika", vertelt Hippo-oprichter Tjeerd Brenninkmeijer.

Hoewel Hippo heel tevreden is over de Google-toepassingen, gebruikt het bedrijf niet alle diensten. Brenninkmeijer: "Uiteindelijk gebruiken we een mengeling van diensten: Google voor mail en kalender, Zoho voor relatiemarketing en OpenOffice (gratis online kantoorsoftware, red.) voor het maken van documenten."

Een complete overstap van Microsoft naar Google ligt voor veel bedrijven niet voor de hand, ziet ook Andrew Gough van Capgemini. "Een hybride systeem is voorlopig de meest waarschijnlijke keuze."

Het kantoor is van Microsoft
Harde cijfers lijken niet beschikbaar, maar Microsoft is de absolute heerser over het kantoor. Schattingen van het marktaandeel van Office - het totaal van thuis en kantoor - zitten in de buurt van 90 tot 95 procent.

De documenten van Google worden weliswaar steeds populairder, maar grote bedrijven kijken vooralsnog de kat uit de boom.

Google's grootste probleem is om bedrijven te overtuigen dat Apps even betrouwbaar en uitgebreid is als Microsofts Office. De toegevoegde waarde van een online dienst - documenten altijd beschikbaar en voor alle medewerkers makkelijk toegankelijk - is groot. Maar Microsoft zal snel ook in dat gat springen. Tegen de tijd dat grote bedrijven klaar zijn voor cloud computing, is de voorsprong van Google mogelijk al verdwenen.

Google goedkoper
Google Apps is misschien niet in al zijn programma's even uitgebreid als Microsofts diensten, het is wel een stuk goedkoper dan Office. "Een factor tien", zegt Google zelf. "Zeker de helft", denkt Tjeerd Brenninkmeijer van Hippo. Daarmee kan Google kantoren binnenkomen. Maar dat Apps vervolgens heel Microsoft het kantoor uit jaagt, is de komende jaren niet aannemelijk.

In de strijd om het kantoor is Google de veelbelovende nieuwe speler, die echter nog lang niet kan tippen aan de kracht en ervaring van oude rot Microsoft.