Het is maandagochtend half tien. In het chique, maar hippe Meeting Plaza op Hoog Catharijne vindt een cursus timemanagement plaats van Vergouwen Overduin. De zaal is ruim. De muren zijn blauw, de stoelen rood en paars, de koffie: Max Havelaar.

Ze zijn met z’n zevenen, de cursisten. Ze hebben het drukker vanwege de crisis, zitten met z'n vieren op een afdeling van acht of zijn om een andere reden ontevreden over de manier waarop ze werken.

"Er zijn momenteel wel veel mensen die overwerken bij ons, maar ik toch wel meer dan gemiddeld", zegt een medewerker van De Nederlandsche Bank. Hij wil dus efficiënter en minder chaotisch leren werken, zodat hij zijn werk eerder af heeft. Zijn buurvrouw wil meer toekomen aan klussen die tijd en rust vergen. Ze heeft gemerkt dat deze nu te vaak blijven liggen. Er komen steeds dingen tussendoor.

Op één na, werken alle cursisten bij overheidsinstellingen. Maar volgens trainer Sylvia Reynen van Vergouwen Overduin is dat toeval. Ze pakt de deelnemerslijst van de vorige training erbij. "Kijk, vorige keer had ik onder meer drie mensen van een bank, een van een telecombedrijf en iemand uit de makelaardij."

Structuur en de juiste prioriteiten
Timemanagement is management-taal voor gestructureerd werken en de juiste prioriteiten stellen. Het gaat dus eigenlijk niet om het managen van de tijd - er blijven maar 24 uur in een dag zitten - maar van jezelf en de chaos om je heen. "Schep orde in de chaos om je heen. Zorg dat je dingen terug kunt vinden," houdt Reynen haar cursisten voor.

Wie de eigenlijke grondlegger van timemanagement is, is lastig te zeggen. Zeker is wel dat het begrip is zwang is geraakt door toedoen van Stephen Covey. In zijn bestseller De zeven eigenschappen van effectief leiderschap uit 1989 is timemanagement een van de zaken die een manager moet beheersen, vertelt Christel van Voornveld, bij Vergouwen Overduin verantwoordelijk voor de inhoud van de training timemangement.

Zelf gebruikt Vergouwen Overduin het boek Getting things done; prettig en efficient werken zonder stress van David Allen. "Dit is wat praktischer dan Covey", zegt Van Voornveld. "Allen vertelt meteen hoe je orde moet scheppen in de chaos. Covey gaat wat dieper. Van hem moet je eerst goed nagaan waarom je de dingen doet zoals je ze doet, wat je achterliggende visies en waarden zijn en wat je eigenlijk wil bereiken in het leven."

Als voorbereiding hebben de cursisten drie dagen moeten bijhouden waaraan ze hun tijd besteed hebben. Aan de hand van deze lijsten kunnen ze op de training nagaan, hoe vaak ze zich van waar ze mee bezig waren, hebben laten afleiden en of ze hun tijd wel hebben besteed aan de dingen die ze zouden moeten of willen doen.

Belangrijk?
Wat blijkt is dat veel mensen onnodig veel tijd besteden aan dingen die niet belangrijk zijn en daardoor niet toekomen aan belangrijke dingen, legt trainer Sylvia Reynen uit. Bij al het werk dat bij je binnenkomt, moet je je afvragen of jij het moet doen en of het werkelijk nu moet.

Ze tekent een kruis op een flip over. De x-as loopt van belangrijk tot niet belangrijk, de y-as van urgent naar niet urgent.

"Dingen die belangrijk zijn, behoren tot je kerntaak", legt Reynen uit. "Hier ben je voor ingehuurd en hier word je op afgerekend. Dingen die belangrijk zijn én urgent, moet je dus direct doen. Taken die belangrijk zijn, maar niet urgent, plan je in voor een later moment."

Dan de niet belangrijke dingen. "Dingen die urgent zijn, maar voor jou niet belangrijk (denk aan spoedjes van anderen) moet je delegeren of kort zelf doen..Met dingen die niet belangrijk zijn en niet urgent, doe je niks."

Leuk
Reynen: "In de praktijk kijken veel mensen bij het bepalen van wat ze doen, niet naar wat belangrijk is om te doen, maar naar wat ze leuk vinden. Wat leuk is en urgent, doen ze zelf, maar ook wat leuk is en niet urgent. Wat niet leuk, maar wel urgent, stellen ze uit, terwijl hier ook belangrijke taken tussen kunnen zitten."

Uitstellen is uit den boze, want helemaal niet efficiënt. Alle vragen en opdrachten die bij je binnenkomen, moet je of meteen doen, inplannen voor een later moment of delegeren of naar de prullenbak verwijzen. Dit geldt ook voor mailtjes. “Klik dus nooit meer een mailtje open en weer dicht zonder er iets mee te hebben gedaan”, zegt Reynen.

Treuzelen is ook zoiets. Niet doen, ook niet als het rustig is, zegt Reynen. "Haast je als je tijd hebt, dan heb je tijd als er spoed is." Zo bouw je buffers in.

To do list
Reynen raadt iedereen aan aan het begin van de dag een overzicht te maken van wat er die dag wanneer moet gebeuren. "Plan niet je hele dag vol (maximaal zes uur van een werkdag van acht uur). Er komt immers altijd wel wat tussendoor en hou rekening met voorbereidingstijd en reistijd." Hou je vervolgens aan je planning.

"De meeste mensen zijn het productiefst in de ochtend. Begin de dag dus met je meest ingewikkelde bezigheid."

Laat je vervolgens niet te veel van je werk houden. Ook niet door e-mailtjes. Check je mail maar drie keer per dag. Ben je net bezig als er iemand bij je binnen komt lopen of belt met een vraag? Zeg 'nee' en maak een afspraak voor later op de dag.

Moet je nog wat mensen bellen? Spaar te plegen telefoontjes op en handel ze achter elkaar af.

Effectief en prettig
Het uiteindelijke doel is zowel effectief als prettig werken. Hoeveel tijd je nou echt wint door op deze manier te werken, weten Reynen en Van Voornveld echter niet. Van Voornveld: "Maar dit is natuurlijk ook heel lastig te meten. Het is namelijk niet zo dat je minder doet, je doet alleen andere dingen.” .

De cursisten van vandaag zijn in ieder geval positief. “Zeer verhelderend allemaal”, oordeelt een van hen na afloop.

"Ach, je weet het allemaal wel, maar moet het wel nog even toepassen", zegt een ander. "Het is een bewustwording. Alleen al het het bijhouden van waar je op een dag je tijd aan besteedt, was voor mij een eyeopener. Je ziet dan hoeveel tijd je eigenlijk aan onbenulligheden besteedt."