Errol Keyner: Audit is als tandartsbezoek, vervelend maar nodig

Auditoren zijn zelden geliefd bij werknemers, maar multinationals kunnen niet zonder.

Het voelde als het (half)jaarlijkse bezoek van de tandartsbus aan de basisschool. Jaarlijks kwamen de auditoren bij mijn vorige werkgever, een multinational in de ICT-branche. Deze controleurs van het hoofdkantoor spitten – gewapend met rapportages die op slimme wijze uit de honderden interne computersystemen waren gehaald – alle administratieve en financiële afdelingen door. Uiteindelijk ontsnapte geen enkele werkmaatschappij, fabriek, divisie, business unit, productlijn, klantendienst, of sales force aan hun aandacht.

 Eindeloze checklists

Kwamen betalingen overeen met facturen, en klopten die weer met de bestellingen? Waren die conform de boekingen? Werd op tijd betaald en geïnd? Werd snel gereageerd op aanvragen voor offertes? Waren uitzonderingen op procedures goed gedocumenteerd? Waren alle documenten voorzien van de nodige goedkeuringen van het juiste managementniveau? Het ging verder dan het afvinken van checklists: werknemers en hun chefs werden uitvoerig ondervraagd over de manier van werken.

De controles brachten menigeen tot wanhoop. Een enkeling overwoog voodooachtige praktijken. Tevergeefs, de controleurs bleken immuun en prikten onverbiddelijk het predicaat “below acceptable” op de gecontroleerde afdeling. Veelal betekende dit einde carrière van de verantwoordelijke manager. Gelukkig kwamen ook de managementlagen erboven soms niet ongeschonden uit de strijd.

 Imtech

Het debacle bij Imtech bevestigt het belang van controlemechanismes voor een multinational. Zo bleken de hoge marges van kernland Duitsland slechts op papier te bestaan.

Inmiddels zijn de eerder gerapporteerde cijfers over 2011 en de eerste helft van 2012 neerwaarts aangepast. Het oude bestuur en veel directeuren zijn vervangen, de strategie en groeidoelstellingen zijn overboord gegooid, en er wordt hard gewerkt om de onderneming te herfinancieren. Ondertussen hebben aandeelhouders meer dan een miljard koersverlies geleden en kunnen ze dividend voorlopig wel vergeten.

Imtech probeert de schuld grotendeels bij de vele fraudeurs binnen de onderneming te leggen. Tegen fraude zou immers geen kruid gewassen zijn. Onzin. Het feit dat soms fraude lukt bij een goedgeorganiseerd bedrijf, wil natuurlijk niet zeggen dat iedere fraude onvermijdbaar is. Zwakke controlemechanismes en boeven in de organisatie zijn de dodelijke cocktail.

 Controle over multinational

Een goede multinational heeft een matrixstructuur, waarbij de financieel directeur van een werkmaatschappij (of business unit) een hiërarchische lijn heeft naar het hoofdkantoor. Bestuurders en commissarissen moeten rode vlaggen (zoals een toename van het werkkapitaal en achterblijvende kasstromen) niet negeren. Of werknemers die met slecht nieuws komen verketteren. Daarnaast zijn procedures en geïntegreerde interne (software)systemen essentieel, en natuurlijk een interne auditdienst. Wanneer de onderneming ook nog het geluk heeft een niet-slapende externe accountant te hebben, zijn er voldoende vangnetten om het meeste onheil tijdig af te wenden.

Toegegeven, een interne auditdienst genereert veel werk en kan tot een bureaucratie leiden die ondernemen schuwt. Bovendien kost ze veel geld. Geld dat echter goed is besteed, want het ontbreken van een interne controledienst kan een mooi bedrijf aan de rand van de afgrond brengen.

Errol Keyner is adjunct-directeur bij de Vereniging van Effectenbezitters (VEB), maar schrijft dit artikel op persoonlijke titel. De auteur heeft geen positie in Imtech.

Nu populair

columnisten & experts

Trackback-URL: