Zonder volmacht is een werknemer niet bevoegd om voor het bedrijf contracten te tekenen. Maar als zo’n onbevoegde werknemer dat toch doet, dat kan het goed zijn dat bedrijf vast zit aan die transactie. In dit artikel een aantal handige tips voor ondernemers om dit te voorkomen.

Als het gaat om een besloten vennootschap dan staat in de wet dat “het bestuur belast is met het besturen van de vennootschap”. Maar vaak zijn hierover in de statuten nadere afspraken gemaakt. Als er meerdere directeuren zijn, dan kan bijvoorbeeld in de statuten opgenomen zijn dat alleen de bestuurders gezamenlijk rechtshandelingen mogen verrichten (lees: contracten ondertekenen).

Werknemers
Werknemers zijn niet bevoegd om het bedrijf te vertegenwoordigen en mogen dus niet namens het bedrijf contracten aangaan. Gebeurt dat toch, dan kan het zo zijn dat het bedrijf volledig gebonden is aan die onbevoegd tot stand gekomen overeenkomst.

De wet zegt namelijk dat als de wederpartij (bijvoorbeeld de verkoper) er vanuit mocht gaan dat er sprake was van een toereikende volmacht, het bedrijf niet onder het contract uit kan. Die schijn kan op verschillende manieren worden opgewekt. Niet alleen door bepaalde mededelingen, maar ook door te zwijgen terwijl duidelijk is dat de verkoper er vanuit gaat dat hij communiceert met iemand die bevoegd is het bedrijf te vertegenwoordigen.

Als een werknemer in naam van zijn baas rechtshandelingen (zoals het afsluiten van een contract) wil kunnen verrichten, moet daarvoor eerst eerst een volmacht worden afgeven. Dat kan mondeling, maar het is sterk aan te raden om dat schriftelijk te doen. Op die manier kunnen er duidelijke afspraken worden gemaakt over de omvang van de volmacht: waarvoor en tot welk bedrag wordt de volmacht verleend? Het is voorts verstandig om ook de transacties waarvoor de volmacht juist niet wordt verleend, uitdrukkelijk te benoemen.

Geef de werknemer duidelijke instructies, laat hem de volmacht voor akkoord ondertekenen en zorg ervoor dat de andere personeelsleden er vanaf weten. Zo is binnen de organisatie meteen voor iedereen duidelijk wie er wel en niet gevolmachtigd zijn. Bijkomend voordeel van zo’n document is dat je, als het misgaat en er een gerechtelijke procedure volgt, bewijsproblemen voorkomt.

Ook een vraag voor Thomas of een van onze andere experts? Mail naar expert@z24.nl