Het woordje ‘boekhoudsoftware’ levert op Google ongeveer 28.500 hits op. Vandaar dit artikel met negen tips uit de praktijk.
1) Kies bewust voor structuur
Weet dat de overstap naar een nieuwe database-omgeving meer structuur vergt, en minder ruimte geeft voor flexibiliteit. Zeker als je een spreadsheetomgeving gewend bent, manifesteert zich deze “beperking” vooral bij de invoer van de gegevens en ook bij de rapportagemogelijkheden.
2) Let vooral op de in- en output mogelijkheden
In de meeste boekhoudpakketten is de geautomatiseerde verwerking van gegevens en processen prima in orde. Het belangrijkste onderscheid zit ‘m in de flexibiliteit qua invoer- (input) en qua rapportagemogelijkheden (output). De beoordeling hiervan is erg belangrijk!
3) Wat wilt u precies automatiseren?
Vaak is dit het versnellen van het invoerwerk, plus het automatiseren van de rapportages. Let dan vooral op op de kleine (vaak ogenschijnlijk) onbelangrijke details.
Input: maak een beoordeling van de gebruikersvriendelijkheid van de invoerschermen.
Output: zet eerst ECHT op papier welke informatie je uit de boekhouding wilt halen en hoe dit eruit moet zien.
4) Kijk vooruit!
Moet het nieuwe systeem aansluiten bij de huidige organisatie, of bij die waarvan je hoopt dat deze er over twee jaar staat?
5) All-in-one of aanvullende gespecialiseerde software
Ofschoon er aanbieders zijn die zich profileren als totaal-aanbieders (inclusief customer relations management, workflow, logistiek, enzovoorts), waarbij het voordeel is dat alle data in één en dezelfde database worden opgeslagen, is het goed om te kijken of je niet meer baat hebt bij het samenvoegen van meer gespecialiseerde partijen. De functionaliteit van specialisten is vaak groter, terwijl ondertussen de ‘koppelbaarheid’ van deze aanvullingen optimaal is.
6) Kies voor een administratie of een branchepakket
Er zijn gespecialiseerde aanbieders die voor specifieke branches een ‘totaal-oplossing’ aanbieden. Daarin worden veel branche-specifieke functionaliteiten naast de administratie aangeboden. Die realiseren toegevoegde waarde in je informatievoorziening. Vraag na of er in uw branche dergelijke niche-spelers zijn.
7) Praat met gebruikers
Praat met collega’s uit de praktijk. Mensen die het pakket al jarenlang kennen en waaraan je specifieke details kunt vragen, zijn goud waard. Probeer vergelijkbare bedrijven te spreken. Dit hoeven niet per sé bedrijven uit dezelfde branche te zijn, maar vooral ondernemingen die op eenzelfde manier werken.
8) Denk na over uw rekeningschema
De neiging is groot om bij de aanschaf van een nieuw pakket het fiscaal georiënteerde rekeningschema van je accountant over te nemen. Bedoeld voor het versnellen van fiscale controles, maar niet optimaal ingericht voor je bedrijfsvoering.
Bedenk zelf welke rapportages je uit het systeem wilt halen en hoe jouw rekeningschema daarvoor moet worden ingericht. Daar waar bijvoorbeeld energiekosten horen bij de huisvestingskostenrubriek, is dit voor een productiebedrijf een kostprijsonderdeel.
9)Verborgen kosten
"MKB-ondernemers …… bezint eer gij begint " Het is zeker op de aanschaf van boekhoudsoftware van toepassing. Het zijn niet alleen de aanschaf- en onderhoudskosten die bepalend zijn. Let vooral op de verborgen kosten, die zitten in de uren van de mensen die hier prettig mee moeten kunnen werken en er alles eruit halen wat erin zit!
Peter Wouters is directeur van FinForce, een bedrijf dat software levert voor financiële management-informatie.
Lees ook:
