Hoe werkt de werkkostenregeling?

- Belastingvrije vergoedingen en belastingvrije verstrekkingen houden op te bestaan
- De werkgever kiest of het loon belast wordt bij de werknemer of bij de werkgever
- Bedrijven mogen 1,4 % van hun totale fiscale loonsom vrij besteden: de vrije ruimte
-Voor bepaalde vergoedingen geldt een vrijstelling of nihilwaardering. Zij tellen niet mee voor de vrije ruimte
- Over alles boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing

Vrije ruimte
Iedere werkgever mag voortaan 1,4% van zijn totale fiscale loonsom vrij besteden aan zijn werknemers. Hoe de werkgever deze 1,4% besteedt is niet van belang. Dat kan dus gunstig uitpakken. Je krijgt meer vrijheid.

Ben je als werkgever echter gebonden aan cao-afspraken, dan kan dit echter een betrekkelijke zaak zijn!

Loonsom werkkostenregeling
Niet alle kosten worden bij de loonsom geteld

Van het ‘loon belast bij de werkgever’ mag je de gerichte vrijstellingen aftrekken. Dat zijn:

- Kosten openbaar vervoer
- Reiskosten € 0,19 per km
- Congressen, seminars en studiekosten
- Tijdelijke verblijfskosten
- Extraterritoriale kosten voor werknemers die tijdelijk in het buitenland zijn (30%-regeling))
- Zakelijke verhuiskosten

Het bedrag dat overblijft is de ‘loonsom werkkostenregeling’. Is dit bedrag groter dan 1,4% van de totale fiscale loonsom, de vrije ruimte? Dan betaal je over alles daarboven 80% eindheffing.

Overgangsrecht tot 2014
Sinds 1 januari 2011is de werkkostenregeling van kracht. Neemt je bedrijf al deel? Of maak je, zoals de meeste ondernemers, gebruik van het overgangsrecht?

Je mag nog tot 2014 volgens de bekende regels werken. Het is tot die tijd zelfs mogelijk om per jaar te kiezen. Let op: je maakt de keuze per jaar.

Wacht in ieder geval niet te lang met een eigen onderzoek naar het effect van de werkkostenregeling op jouw situatie.

Blijkt uit onderzoek dat de werkkostenregeling voor jouw bedrijf leidt tot hogere kosten? Ga dan nu al, samen met je medewerkers en de OR, na hoe je efficiënt gebruik kunt maken van de vrije ruimte. Niet alle leuke extraatjes ‘van de baas’ hoeven te vervallen wanneer je het slim en tijdig aanpakt.

Loon in natura
Voorzieningen op de werkplek hoeven niet ten koste te gaan van de vrije ruimte. Je hoeft namelijk een hele reeks voordelen niet bij het loon van je werknemer te tellen. Natuurlijk wel onder voorwaarden.

Meestal gaat het om loon in natura. Dat wil zeggen voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van

- de vaste computer, het gebruik van het kopieerapparaat en de vaste telefoon voor privé
- Arbo-voorzieningen
- Consumpties op de werkplek die geen deel uit maken van een maaltijd
- Uniformen, werkkleding die uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, en werkkleding die op het werk achterblijft.

Deze voorzieningen tellen dus niet mee. Ze worden ‘op nihil’ gewaardeerd.

Profiteer van overgangsrecht
Maak je gebruik van de overgangsregeling? Ga dan zeker na of je alle mogelijkheden die er bestaan om kosten belastingvrij uit te betalen worden benut.

Geef je bijvoorbeeld voor woon-werkverkeer een lagere vergoeding dan fiscaal is toegestaan? Dan ontstaat er een fiscale ruimte die je kunt gebruiken.

Krijgen jouw mensen een bonus of 13e maand? Laat dan voor de uitbetaling daarvan altijd berekenen of er binnen de arbeidsvoorwaarden nog ruimte is om reiskosten te vergoeden.Natuurlijk mag je nog steeds alle zakelijke kilometers onbelast vergoeden tegen een bedrag van € 0,19 per kilometer (2010).

Let op: deze nihilwaardering geldt niet voor de inrichting van de werkplek in het eigen huis van de werknemer.

Dik van Leeuwerden is als manager Kenniscentrum Wet & Regelgeving werkzaam voor ADP NL.

ADP heeft een speciaal dossier over de werkkostenregeling