Dat probleem lijkt steeds vaker voor te komen. Ik merk in mijn praktijk dat veel bedrijven lang moeten wachten op betaling. Ook als er geen discussie is over de rekening. Er kan een heleboel correspondentie aan vooraf gaan voordat er eindelijk geld wordt overgemaakt. Als dat tenminste al gebeurd. En dat is eigenlijk zonde van de tijd en de kosten.

Het is raadzaam om een incassotraject op te stellen. Dat is een eenmalige investering die je helpt bij alle rekeningen die je verstuurt. Je kunt het samen met een advocaat doen. Het begint met het opstellen van een duidelijk contract en een modelfactuur, en eindigt zo nodig bij het innen van de rekening via de rechter en de executie van het vonnis.

Een goede factuur
Om te voorkomen dat je achteraf gedoe krijgt over de rekening moet je er in de eerste plaats voor zorgen dat de rekening aan alle wettelijke eisen voldoet. Bijvoorbeeld de tenaamstelling en informatie over de BTW.

Je kunt ook algemene voorwaarden hanteren waarmee je later veel problemen kunt voorkomen. Neem het eigendomsvoorbehoud; daarmee regel je dat de geleverde zaken jouw eigendom blijven totdat de rekening is voldaan.

Verder kun je in algemene voorwaarden bepalen welke rechtbank bevoegd is en welk recht van toepassing is, voor als er onverhoopt geprocedeerd moet worden. Wel zo handig, zeker als je met een buitenlandse klant te maken hebt.

Duidelijk over voorwaarden
Het is erg belangrijk dat je het bedrijf waarmee je zaken doet op tijd en op de juiste manier laat weten dat je algemene voorwaarden gebruikt. Vaak worden die voorwaarden pas van toepassing verklaard als de overeenkomst al is gesloten. Dan staan ze plotseling op de factuur.

Dat is te laat. Je kunt ze het beste voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst aanreiken, bijvoorbeeld door ze op de achterkant van je briefpapier te drukken.

Als er niet binnen de afgesproken termijn is betaald, kunnen er een of meerdere betalingsherinneringen worden gestuurd. Het is natuurlijk niet de bedoeling om een klant weg te jagen als er een paar dagen betalingsachterstand is ontstaan. De toon van zulke brieven is daarom erg belangrijk.

Beslag leggen
Als er vervolgens nog steeds niet is betaald, moet er toch een procedure worden opgestart. Als de rekening niet is betwist kan dat via een kort geding. Soms moet er zo snel mogelijk beslag gelegd worden, wil je nog iets terug zien. In Nederland is het vrij eenvoudig om daar toestemming voor te krijgen.

Ook een vraag?
Mail expert@z24.nl voor een deskundig antwoord. Geef je naam en emailadres, stel de vraag en maak kans op een helder antwoord van een van onze experts.