Zodra jij als ondernemer een nota verstuurt, moet je de btw die daarop staat betalen aan de Belastingdienst. Het is dus niet relevant wanneer je de betaling op die nota ontvangt. Dat is alleen anders voor bepaalde ondernemers die het kasstelsel mogen toepassen.

Wanneer een klant snel betaalt, is er niets aan de hand. Jij ontvangt van hem de btw en betaalt die in dezelfde periode door aan de Belastingdienst. Jij bent eigenlijk een doorgeefluik richting fiscus.

Te laat of helemaal niet betalen
Stel dat je klant te laat betaalt. Jij moet de belasting al afdragen omdat je die op je nota in rekening hebt gebracht. Maar de betaling ontvang je pas veel later. Jij moet die dus voorschieten.

Maar wat nu als de klant helemaal niet betaalt? Je hebt in dat geval de btw al aan de fiscus moeten betalen. Zo wordt die belasting voor jou een kostenpost. En dat is niet de bedoeling!

Verzoek aan de inspecteur
Je kunt dan een schriftelijk verzoek om teruggaaf van btw indienen bij de Belastingdienst. Dat is mogelijk zodra vaststaat dat je klant niet gaat betalen.

Het belangrijkste is dat de brief op tijd bij de inspecteur komt. Dat is binnen een maand na afloop van de periode waarin duidelijk is geworden dat jouw klant niet zal betalen. Stel dat je per kwartaal aangifte doet. En je ontdekt nu dat de cliënt aan wie jij in januari een nota hebt gestuurd, niet meer kan betalen. Dan moet je uiterlijk eind april het verzoek aan de Belastingdienst doen.

Uitgebreide documentatie
Het beste is om uitgebreide documentatie mee te sturen waaruit blijkt dat de afnemer niet zal betalen. Vraag bij faillissementen altijd aan de curator, of hij wil verklaren dat geen uitkering valt te verwachten. De bewijslast ligt namelijk bij jou. Jíj moet aannemelijk maken dat geen geld meer binnen komt.

Let op: je mag niet eigenhandig de eerder afgedragen btw via een latere aangifte terugvragen.

Uitreiken creditfacturen
Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan? Een creditnota uitreiken kan uiteraard een praktische oplossing zijn. Daarmee streep je in feite de eerdere nota weg.

Maar let op: het uitreiken daarvan is bedoeld voor situaties waarin ten onrechte te veel btw in rekening is gebracht. Een creditfactuur mag je dan ook niet gebruiken in de situatie dat je een oninbare vordering hebt.

Verklaring van klant
Maak je wél een creditfactuur? Dan moet je kunnen aantonen dat de fiscus niets tekort komt. Je moet dan in je administratie een verklaring van je klant opnemen (als hij ook ondernemer is). Daarin moet staan dat hij de btw nooit heeft teruggevraagd en dit ook niet zal doen.

Heeft je klant de btw wel al teruggevraagd? Dan moet hij verklaren dat hij dat zal terugdraaien en de btw aan de fiscus zal terugbetalen. Je begrijpt: zit je klant in betalingsproblemen? Dan zal deze route niet snel werken.

Ook een vraag?
Mail expert@z24.nl voor een deskundig antwoord. Geef je naam en emailadres, stel de vraag en maak kans op een helder antwoord van een van onze experts.