Over de verschuldigdheid van buitengerechtelijke kosten doen vele onjuiste verhalen de ronde. Feit is dat de rechters in Nederland behoorlijk terughoudend zijn met de toewijzing ervan.

De Vereniging voor de Rechtspraak heeft in een rapport uiteengezet hoe rechters hiermee het beste om kunnen gaan. Dat is gedaan om zoveel mogelijk uniformiteit in de beslissingen van de rechters op dit punt aan te brengen. Rechters zijn er strikt genomen niet aan gebonden, maar in de praktijk blijken zeer veel rechters de aanbevelingen in het rapport toe te passen in hun vonnissen.

Aantonen werkzaamheden
Volgens het rapport dient een buitengerechtelijke kostenvergoeding slechts toegewezen te worden "wanneer aangetoond is dat er werkzaamheden zijn verricht die meer omvatten dan een paar aanmaningen, het doen van een schikkingsvoorstel, het inwinnen van eenvoudige inlichtingen of het op de gebruikelijk manier samenstellen van het dossier".

Dit soort kosten zitten volgens de rechters namelijk al inbegrepen bij de proceskostenveroordeling. Voor een extra vergoeding is dan geen plaats. Overigens houdt een veroordeling tot betaling van de proceskosten in Nederland vrijwel nooit de volledige vergoeding in van de kosten die door de winnaar zijn gemaakt. Meestal betreft het juist maar een klein gedeelte van de werkelijk gemaakte kosten.

Als je hebt aangetoond dat je kosten ter incasso van een of meerdere facturen hebt gemaakt, ben je er nog niet. De rechter past dan nog de zogenoemde dubbele redelijkheidstoets toe. Ten eerste moet het redelijk zijn geweest dat de crediteur bijstand heeft gezocht (in jouw geval een deurwaarder) en ten tweede moeten de gemaakte kosten ook voor wat betreft de omvang daarvan redelijk zijn.

Berekening vergoeding
Als de rechter na deze toets vindt dat hij een veroordeling tot betaling van de buitengerechtelijke incassokosten moet uitspreken, pakt hij er in kantonzaken een staffel bij, die eveneens door de Raad voor de Rechtspraak is opgesteld. Hoe hoger het bedrag waarvan betaling wordt geëist, de hoofdsom, hoe hoger de vergoeding. Bij rechtbankzaken geldt een andere wijze van berekening. Daar wordt de vergoeding aan de hand van een bepaald percentage vastgesteld.

In mijn praktijk zie ik regelmatig algemene voorwaarden van ondernemers waarin afspraken zijn gemaakt over de hoogte van buitengerechtelijke kosten. Vaak is dan opgenomen dat de buitengerechtelijke kosten (ten minste) een vast bedrag of een bepaald percentage belopen.

De rechter is echter bevoegd dat bedrag of percentage te matigen tot een bedrag dat de rechter redelijk vindt. In de praktijk gebeurt dat bovendien zeer vaak. Zelfs als daar niet om wordt gevraagd! Vaak zie je dan ook dat als de hoofdsom eenmaal is betaald, de crediteur besluit het erbij te laten zitten en dus afziet van een gang naar de rechter.