Vraag: Ik betaal aan mijn werknemers maandelijks een netto onkostenvergoeding. Mag dat zomaar? Ik hoorde namelijk van een collega-ondernemer dat ik daarvoor altijd bonnetjes van mijn werknemers moet vragen. Anders zou de fiscus wel eens dwars kunnen gaan liggen.

Je kunt als werkgever zakelijke kosten aan je werknemers onbelast vergoeden. Dus zonder loonbelasting.

De werknemer dient een declaratie in en geeft aan jou een bonnetje of rekening van de door hem gemaakte kosten. Denk bij zakelijke kosten aan kosten van een mobiele telefoon, vakliteratuur, lunches met klanten of relatiegeschenken.

Bonnetjes
Op het moment dat werknemers veel zakelijke kosten maken die zij op declaratiebasis vergoed krijgen, vormt dit voor jou als werkgever een flinke administratieve klus. Jij moet als werkgever alle bonnetjes en rekeningen van de declaraties controleren en bewaren.

Dat kan handiger. Je kunt er ook voor kiezen om je werknemers een vaste onbelaste (netto) kostenvergoeding te betalen. Dat scheelt heel wat administratieve rompslomp.

In zo’n vaste kostenvergoeding kunnen alle zakelijke kosten worden opgenomen. Het geldt dan wel voor zaken die maandelijks en steeds voor min of meer hetzelfde bedrag terugkeren. Stel dat je een groep werknemers hebt dieongeveer dezelfde zakelijke kosten maken. Voor deze groep is het mogelijk om maandelijks een zelfde vaste onbelaste kostenvergoeding uit te betalen.

Onderbouwing van de vergoeding
Let op: het is hierbij van groot belang dat een onderbouwing van de onbelaste kostenvergoeding apart in de loonadministratie is opgenomen. Een onderbouwing wil zeggen dat per kostenpost moet worden aangegeven wat het bedrag is dat door de vaste kostenvergoeding wordt gedekt.

Een voorbeeld: je geeft als werkgever een onbelaste kostenvergoeding van € 70 per maand aan je werknemer. De vergoeding is bedoeld om de volgende zakelijke kosten te vergoeden:

Consumpties onderweg: 20 euro

Lunches en diners met relaties: 40 euro

Kosten auto van de zaak, waskosten: 10 euro

Hoe stel je de vergoeding vast?
Het vaststellen van een goede onderbouwing kun je als werkgever het beste doen door middel van een steekproef onder je werknemers.

De werknemers zullen drie maanden al hun zakelijke kosten moeten bijhouden. En dat betekent dat ze gedurende die tijd alle bonnetjes en rekeningen bewaren. Aan de hand van deze steekproef kan je als werkgever bepalen welke kosten maandelijks terugkomen en tot welk bedrag. Vervolgens kan de hoogte van de onbelaste kostenvergoeding (eventueel per functiegroep) worden vastgesteld.

Let op: de onderbouwing van vaste kostenvergoedingen is een favoriet onderwerp als de fiscus op bezoek komt. Soms kan zo’n controle leiden tot flinke naheffingen omdat meteen een paar jaar tegelijk wordt gecorrigeerd.

Heb je een goede steekproef achter de hand, dan sta je 1-0 voor tegenover de belastingdienst. Vaak legt de fiscus dan geen naheffingen over het verleden op, maar moet je alleen voor de toekomst andere afspraken maken.

Ook een vraag voor Marieke? Mail je vraag naar expert@z24.nl